Utiliser les déclencheurs de flux

Un déclencheur lance automatiquement un flux lorsqu’un nouveau contenu est ajouté à votre espace. Configurez-le une fois : chaque nouvel import correspondant à vos critères est traité sans cliquer sur Exécuter.

Les automatisations sont désormais la façon la plus simple de faire cela. Si tout ce que vous voulez est d’envoyer un rapport de réunion vers Slack, Notion, un CRM ou une adresse e-mail, créez plutôt une automatisation. C’est un court formulaire plutôt qu’un canevas de nœuds. Les flux restent pris en charge et les vôtres continuent de tourner ; réservez-les aux cas où vous devez enchaîner plusieurs étapes, ou faire quelque chose que les automatisations ne proposent pas.

Créer un déclencheur

1. Ouvrez l’onglet Flux dans le menu de gauche

2. Ouvrez le flux à automatiser

3. Cliquez sur Automatiser

La boîte de configuration s’ouvre.

Configurer le déclencheur

Choisir ce qui lance le flux

• Tous vos nouveaux fichiers : chaque nouvelle transcription, PDF, réunion ou autre import
• Imports dans un dossier précis : uniquement les fichiers ajoutés au dossier choisi

Filtrer par étiquette (non pris en charge)

Les anciens déclencheurs pouvaient être restreints aux fichiers portant certaines étiquettes. Ce filtre a été retiré, et la fenêtre ne le propose plus.

Un déclencheur encore enregistré avec un tel filtre ne s’exécute pas. Au prochain fichier correspondant, Klang le désactive et enregistre une exécution en échec expliquant pourquoi, afin qu’il échoue visiblement plutôt que de se taire.

Si vous avez un déclencheur dans cet état, deux voies s’offrent à vous :

• Ouvrez le déclencheur et enregistrez-le à nouveau. L’ancien filtre disparaît et le déclencheur s’exécute sur tout ce qui relève de sa portée.
• Reconstruisez-le en automatisation, qui peut restreindre par étiquette, dossier, nom de réunion, participant et domaine e-mail.

Les automatisations sont la meilleure réponse si le filtre était justement l’intérêt du déclencheur.

Nommer le déclencheur

Utilisez un nom descriptif, comme « Résumer les réunions clients dans Slack » ou « Exporter les notes d’entretien vers Drive ».

Configurer la sortie

Si le flux envoie un résultat vers Slack, Drive, OneDrive ou l’e-mail, choisissez aussi le canal, le dossier ou l’adresse de destination.

Activer le déclencheur

Cliquez sur Créer une automatisation. Elle devient active immédiatement et traite chaque nouveau fichier correspondant.

Gérer les déclencheurs

La page Flux affiche leur nom, leur état et leur dernière exécution.

• Mettre en pause et reprendre : cliquez sur Mettre en pause ou Reprendre dans la page de détail. La configuration est conservée.

• Modifier : ouvrez le menu à trois points, cliquez sur Modifier, changez le nom, le dossier, les étiquettes ou la sortie, puis enregistrez.
• Supprimer : ouvrez le même menu, cliquez sur Supprimer et confirmez. Les fichiers déjà traités ne changent pas.

Journal d’activité

Le journal indique pour chaque exécution :

• Déclenchée par : l’import ou le dossier à l’origine
• Fichier : contenu traité
• Destination : Slack, Drive, document ou autre sortie
• Début et État : terminée, en cours ou en échec

En cas d’échec, la raison est affichée. Causes fréquentes :

• L’espace de travail n’a plus de crédits pour les exécutions de flux
• Une étape de destination n’a pas pu aboutir. Un nœud CRM sans rien où écrire est le cas habituel : aucun participant de la réunion ne correspondait à un contact, il n’y avait donc aucune fiche à laquelle rattacher la note
• La connexion à un service a cessé de fonctionner et doit être rétablie sous Paramètres > Intégrations

Conseils

• Un flux ne peut avoir qu’un déclencheur. Pour un autre traitement, créez une automatisation.
• Chaque exécution utilise des crédits. Prévoyez-en suffisamment pour votre volume.
• Suspendez ou supprimez un déclencheur devenu inutile pour éviter une consommation superflue.