Flow-käynnistimien käyttäminen

Käynnistin suorittaa Flow’n automaattisesti, kun työtilaan lisätään uutta sisältöä. Määritä se kerran, niin Flow käsittelee jokaisen kriteerit täyttävän uuden latauksen.

Automaatiot ovat nyt yksinkertaisempi tapa tehdä tämä. Jos haluat vain lähettää kokousraportin Slackiin, Notioniin, CRM-järjestelmään tai sähköpostiosoitteeseen, luo sen sijaan automaatio. Se on lyhyt lomake eikä solmujen pinta. Flow on edelleen tuettu ja nykyiset jatkavat toimintaansa; tartu siihen kun tarvitset useita ketjutettuja vaiheita tai jotain, mitä automaatiot eivät tarjoa.

Käynnistimen luominen

1. Avaa vasemman valikon Flow-välilehti

2. Avaa automatisoitava Flow

3. Napsauta Automatisoi

Käynnistimen määrittäminen

Flow’n käynnistävän tapahtuman valitseminen

• Kaikki uudet tiedostosi: suoritetaan jokaiselle uudelle lataukselle
• Tiettyyn kansioon ladatut tiedostot: suoritetaan vain valitussa kansiossa

Suodattaminen tunnisteilla (ei enää tuettu)

Vanhemmat käynnistimet pystyttiin rajaamaan tiettyjä tunnisteita kantaviin tiedostoihin. Tuo suodatin on poistettu käytöstä, eikä ikkuna tarjoa sitä enää.

Käynnistin, joka on yhä tallennettu tuollaisella suodattimella, ei toimi. Kun seuraava täsmäävä tiedosto saapuu, Klang kytkee käynnistimen pois ja kirjaa epäonnistuneen ajon, joka kertoo syyn, jotta se kaatuu näkyvästi eikä vaikene hiljaa.

Jos sinulla on käynnistin tuossa tilassa, on kaksi tietä:

• Avaa käynnistin ja tallenna se uudelleen. Vanha suodatin katoaa, ja käynnistin toimii kaikessa laajuutensa sisällä.
• Rakenna se uudelleen automaationa, joka voi rajata tunnisteen, kansion, kokouksen nimen, osallistujan ja sähköpostiverkkotunnuksen perusteella.

Automaatiot ovat parempi vastaus, jos suodatin oli koko käynnistimen tarkoitus.

Käynnistimen nimeäminen

Anna käynnistimelle sen toimintaa kuvaava nimi, kuten ”Tee asiakaskokouksista yhteenveto Slackiin” tai ”Vie haastattelumuistiinpanot Driveen”. Nimi näkyy käynnistinluettelossa.

Tulostusasetusten määrittäminen

Jos Flow lähettää tulokset toiseen palveluun, kuten Slackiin, Google Driveen, OneDriveen tai sähköpostiin, asetukset on ehkä määritettävä samassa ikkunassa. Valitse esimerkiksi Slack-kanava, johon julkaistaan, tai Drive-kansio, johon tallennetaan.

Käynnistimen aktivoiminen

Napsauta Luo automaatio. Käynnistin aktivoituu heti ja käsittelee kaikki uudet ehdot täyttävät tiedostot.

Käynnistimien hallinta

Kaikkien käynnistimien tarkasteleminen

Aktiiviset käynnistimet näkyvät Flow-sivun luettelossa. Jokaisesta näytetään nimi, tila ja viimeisin suoritusaika.

Keskeyttäminen ja jatkaminen

Estä käynnistimen suorittaminen napsauttamalla sen tietosivulla Keskeytä. Käynnistä se uudelleen napsauttamalla Jatka. Keskeyttäminen ei poista käynnistintä eikä sen asetuksia.

Käynnistimen muokkaaminen

1. Napsauta käynnistinluettelossa käynnistimen vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa
2. Napsauta Muokkaa
3. Muuta nimeä, kansiota, tunnisteita tai tulostusasetuksia
4. Napsauta Tallenna muutokset

Käynnistimen poistaminen

1. Napsauta käynnistinluettelossa käynnistimen vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa
2. Napsauta Poista
3. Vahvista poistaminen

Käynnistimen poistaminen ei vaikuta jo käsiteltyihin tiedostoihin.

Toimintaloki

Loki näyttää käynnistäneen tapahtuman, tiedoston, kohteen, aloitusajan ja tilan. Epäonnistuneella suorituksella näkyy syy. Yleisiä syitä:

• Työtilalta ovat loppuneet krediitit Flow-ajoihin
• Kohdevaihetta ei saatu päätökseen. CRM-solmu, jolla ei ole mitään mihin kirjoittaa, on tavallisin: kukaan kokouksen osallistujista ei täsmännyt yhteyshenkilöön, joten ei ollut tietuetta johon muistiinpano olisi liitetty
• Yhteys palveluun lakkasi toimimasta ja se pitää muodostaa uudelleen kohdassa Asetukset > Integraatiot

Vinkkejä

• Flow’lla voi olla vain yksi käynnistin. Jos haluat käsitellä tiedostoja eri tavoin, luo kullekin oma automaatio.
• Jokainen suoritus käyttää krediittejä.
• Keskeytä tai poista tarpeettomat käynnistimet, jotta ne eivät käytä krediittejä.