Valitse, mihin kokouksiin automaatio pätee

Ilman ehtoja automaatio koskee jokaista uutta kokousta, jonka tallennat tai lataat. Ehdoilla rajaat automaation niin, että myyntikanavalle lähetetään vain asiakaspuhelut eivätkä sisäiset tilannepalaverit päädy CRM-järjestelmään.

Lisää ehto

1. Avaa automaatio ja etsi osio Ehdot
2. Napsauta Lisää ehto
3. Valitse ehdon tyyppi

4. Syötä tai valitse arvo ja napsauta Tallenna

Ehdot näkyvät tunnisteina. Poista ehto napsauttamalla tunnisteen ristiä.

Ehtotyypit

Kansio: kokoukset tietyssä kansiossa, mukaan lukien kaikki sen alla olevissa kansioissa. Kätevä, kun työtilasi on jo järjestetty asiakkaan tai projektin mukaan.

Tunniste: kokoukset, joilla on tunniste. Vain käyttäjän asettamat tunnisteet huomioidaan. Klangin ehdottama tunniste ei käynnistä automaatiota.

Kokouksen nimi: kokoukset, joiden nimi sisältää syöttämäsi tekstin. Ehto täsmää tekstin sijainnista ja kirjainkoosta riippumatta, joten viikko täsmää nimeen ”Viikkopalaveri, Pohjoismaat”.

Osallistuja: kokoukset, joissa on tietty henkilö. Syötä hänen sähköpostiosoitteensa tai nimensä sellaisena kuin se on kokouksessa.

Sähköpostiverkkotunnus: kokoukset, joissa on joku tietystä verkkotunnuksesta. Syötä @asiakas.fi tai asiakas.fi, molemmat toimivat.

Vain ulkoiset kokoukset: kokoukset, joissa vähintään yksi osallistuja on organisaatiosi ulkopuolelta. Käytä tätä ehtoa, kun automaatio kirjoittaa CRM-järjestelmään.

Ehtojen yhdistäminen

Sirujen yläpuolella valitset, pitääkö kaikkien ehtojen täyttyä vai jonkin niistä.

Valitse kaikkien ehtojen täyttyminen, kun haluat rajata tarkasti esimerkiksi Myynti-kansion kokouksiin, joissa on joku yrityksen ulkopuolelta. Valitse jonkin ehdon täyttyminen, kun haluat mukaan esimerkiksi Haastattelu-tunnisteella merkityt tai Rekrytointi-kansiossa olevat kokoukset.

Mitä ehdot eivät näe

Ehtoja verrataan kokouksen tietoihin, ei sen sisältöön. Ehtoa ”kokoukset, joissa puhuimme hinnasta” ei ole. Lisää tällainen ohje sisältöön, jotta Klang tunnistaa asian kokouksesta.

Osallistuja- ja verkkotunnusehdot tarvitsevat kalenterikutsusta saatavat osallistujatiedot. Käsin ladatussa tiedostossa, puhelutallenteessa tai sanelussa niitä ei yleensä ole, joten ehdot eivät täyty.

Kun ehto ei muuta mitään

Jos automaatio on lakannut lähettämästä raportteja, tarkista ensin ehdot. Uudelleennimetty kansio toimii yhä, koska ehdot seuraavat kansiota eivätkä sen nimeä. Poistettu kansio tai tunniste, jota kukaan ei enää aseta, ei sen sijaan täsmää mihinkään, eikä tästä ilmoiteta erikseen.

Ajohistoria listaa vain kokoukset, joissa automaatio todella suoritettiin. Ehdot täyttämätön kokous ei näy historiassa, joten tyhjä historia tarkoittaa yleensä, että ehdot ovat odotettua tiukemmat.