Utilizar acionadores do Flow

Os acionadores executam um Flow automaticamente quando é adicionado novo conteúdo. Configure-os uma vez e todos os novos carregamentos que correspondam aos critérios são processados.

As automações são agora a forma mais simples de fazer isto. Se só quer enviar um relatório de reunião para o Slack, o Notion, um CRM ou um endereço de e-mail, configure antes uma automação. É um formulário curto em vez de uma tela de nós. Os fluxos continuam a ser suportados e os seus continuam a funcionar; recorra a um quando precisar de encadear vários passos, ou de algo que as automações não oferecem.

Criar um acionador

1. Abra o separador Flow no menu da esquerda

2. Abra o Flow que pretende automatizar

3. Clique em Automatizar

Configurar o acionador

Escolher o que inicia o Flow

• Todos os seus novos ficheiros: executa em cada novo carregamento
• Carregamentos numa pasta específica: executa apenas na pasta escolhida

Filtrar por etiquetas (já não é suportado)

Os acionadores mais antigos podiam ser restringidos a ficheiros com determinadas etiquetas. Esse filtro foi descontinuado, e a caixa de diálogo já não o oferece.

Um acionador ainda guardado com esse filtro não corre. Quando chegar o próximo ficheiro correspondente, o Klang desliga o acionador e regista uma execução falhada a explicar porquê, para que falhe de forma visível em vez de emudecer.

Se tiver um acionador nesse estado, há dois caminhos:

• Abra o acionador e guarde-o de novo. O filtro antigo desaparece e o acionador corre em tudo o que cai no seu âmbito.
• Reconstrua-o como automação, que pode restringir por etiqueta, pasta, nome da reunião, participante e domínio de e-mail.

As automações são a melhor resposta se o filtro era justamente o objetivo do acionador.

Atribuir um nome ao acionador

Dê ao acionador um nome que descreva a sua função, por exemplo, «Resumir reuniões de clientes no Slack» ou «Exportar notas de entrevistas para o Drive». Este nome aparece na lista de acionadores.

Configurar as definições de saída

Se o Flow enviar resultados para outro local, como o Slack, Google Drive, OneDrive ou e-mail, poderá ter de configurar essas definições na mesma caixa de diálogo. Por exemplo, escolha o canal do Slack onde pretende publicar ou a pasta do Drive onde pretende guardar.

Ativar

Clique em Criar automatização. O acionador fica imediatamente ativo e processa todos os novos ficheiros correspondentes.

Gerir acionadores

Ver todos os acionadores

Na página Flow, os acionadores ativos aparecem na lista. Cada acionador apresenta o nome, o estado e a data da última execução.

Colocar em pausa e retomar

Na página de detalhes, clique em Pausa para impedir a execução do acionador. Clique em Retomar para o reativar. A pausa não elimina o acionador nem as suas definições.

Editar um acionador

1. Na lista de acionadores, clique no menu de três pontos junto ao acionador
2. Clique em Editar
3. Altere o nome, a pasta, as etiquetas ou as definições de saída
4. Clique em Guardar alterações

Eliminar um acionador

1. Na lista de acionadores, clique no menu de três pontos junto ao acionador
2. Clique em Eliminar
3. Confirme a eliminação

Eliminar um acionador não afeta os ficheiros que já foram processados.

Registo de atividade

O registo mostra o evento que iniciou a execução, o ficheiro, o destino, a hora de início e o estado. Se falhar, apresenta o motivo. Causas comuns:

• O espaço de trabalho ficou sem créditos para execuções de fluxos
• Um passo de destino não conseguiu concluir. Um nó de CRM sem nada onde escrever é o caso habitual: nenhum participante da reunião correspondeu a um contacto, por isso não havia registo ao qual anexar a nota
• A ligação a um serviço deixou de funcionar e tem de ser restabelecida em Definições > Integrações

Sugestões

• Cada Flow só pode ter um acionador. Para outro processamento, crie uma automação.
• Os acionadores utilizam créditos em cada execução.
• Coloque em pausa ou elimine acionadores desnecessários para evitar a utilização de créditos.