Escolher em que reuniões uma automação funciona

Uma automação sem condições funciona em cada nova reunião que grava ou carrega. As condições restringem isso, para que o canal comercial receba apenas chamadas com clientes e o seu CRM nunca veja a vossa reunião interna de ponto de situação.

Adicionar uma condição

1. Abra a automação e encontre a secção Condições
2. Clique em Adicionar condição
3. Escolha o tipo de condição

4. Introduza ou escolha o valor e clique em Guardar

As condições aparecem como fichas. Clique na cruz de uma ficha para a remover.

Os tipos de condição

Pasta: reuniões numa pasta, incluindo tudo o que esteja em pastas abaixo dela. Útil quando o seu espaço de trabalho já está organizado por cliente ou projeto.

Etiqueta: reuniões que têm uma etiqueta. Só contam as etiquetas que uma pessoa colocou de facto. Uma etiqueta que o Klang apenas sugeriu não dispara a automação.

Nome da reunião: reuniões cujo nome contém o texto que introduzir. Corresponde em qualquer ponto do nome e ignora maiúsculas, por isso semanal corresponde a “Reunião semanal, Nórdicos”.

Participante: reuniões com uma pessoa específica. Introduza o endereço de e-mail dela, ou o nome tal como aparece na reunião.

Domínio de e-mail: reuniões com alguém de um domínio. Introduza @cliente.pt ou cliente.pt, ambos funcionam.

Apenas reuniões externas: reuniões em que pelo menos um participante está fora da sua organização. É a condição a que recorrer quando uma automação escreve num CRM.

Combinar condições

Por cima das fichas escolhe se todas as condições têm de se verificar ou alguma delas.

Use todas para ser preciso: reuniões na pasta Vendas e com alguém de fora da empresa. Use alguma para alargar: reuniões com a etiqueta Entrevista ou reuniões na pasta Recrutamento.

O que as condições não conseguem ver

As condições são avaliadas sobre a reunião, não sobre o seu conteúdo. Não existe uma condição para “reuniões em que falámos de preço”. Coloque antes essa instrução no conteúdo e deixe o Klang ler a reunião.

As condições de participante e domínio precisam de participantes conhecidos, que vêm do convite do calendário. Um ficheiro carregado à mão, uma gravação telefónica ou um ditado normalmente não os têm, por isso essas condições não lhes correspondem.

Quando uma condição não muda nada

Se uma automação deixou de entregar, verifique primeiro as condições. Uma pasta renomeada continua a funcionar, porque as condições seguem a pasta e não o seu nome. Uma pasta eliminada, ou uma etiqueta que já ninguém coloca, não corresponde a nada e fá-lo em silêncio.

O histórico lista apenas reuniões em que a automação funcionou mesmo. Uma reunião filtrada não deixa lá rasto, por isso um histórico vazio significa quase sempre que as condições são mais estreitas do que pensava.