Introdução às automações

Uma automação envia o relatório de uma reunião concluída para outro lado, sem que ninguém clique. Assim que a reunião fica pronta, o Klang publica-o num canal do Slack, escreve-o numa página do Notion, adiciona-o como nota no contacto certo do seu CRM, ou envia-o por e-mail a quem participou.

De que é feita uma automação

Cada automação responde a três perguntas.

Para onde vai? Um destino: Slack, Microsoft Teams, Notion, Google Drive, OneDrive, Dropbox, HubSpot, Pipedrive ou e-mail.

O que é enviado? Escolha o relatório da reunião, apenas os ToDos, ou a sua própria instrução a descrever o que o Klang deve escrever de cada vez. O relatório vem em duas partes: a visão geral, e os temas e as conclusões principais por trás dela. Pode enviar uma ou ambas.

Que reuniões? Por predefinição, cada nova reunião que seja sua. Adicione condições para restringir: reuniões numa pasta, reuniões com uma etiqueta, reuniões cujo nome contenha algo, reuniões com um participante específico, reuniões com alguém de um dado domínio de e-mail, ou apenas reuniões com alguém fora da sua organização.

Criar uma automação

1. Na barra lateral, clique em Automações
2. Clique no destino que pretende, ou clique em Nova automação e escolha um

3. Ligue o serviço se ainda não o tiver feito. O Klang abre o início de sessão do fornecedor numa nova janela
4. Indique onde deve aterrar: um canal do Slack, uma página do Notion, uma pasta
5. Em Conteúdo, escolha o que é enviado

6. Opcional: em Condições, clique em Adicionar condição para restringir as reuniões abrangidas
7. Clique em Ativar automação

A automação entra em ação na próxima reunião correspondente. Não volta atrás sobre reuniões que já tem.

Teste-a antes de confiar nela

Na página de uma automação, clique em Testar numa reunião anterior e escolha uma. O Klang constrói exatamente o que seria enviado e entrega-o, para que possa ver o resultado no Slack ou no Notion e afinar a redação antes de ela funcionar sozinha.

Para o HubSpot e o Pipedrive o teste é antes uma pré-visualização: mostra que contacto, negócio ou lead teria associado e que campos teria preenchido, sem escrever nada no seu CRM.

As execuções de teste aparecem no histórico ao lado das reais e nunca contam como a execução da reunião, por isso pode testar a mesma reunião as vezes que quiser.

Automações e fluxos

As automações substituem os fluxos neste tipo de trabalho. Um fluxo é uma tela de nós que constrói você; uma automação é um formulário que preenche. Se só quer “enviar o resumo para este canal”, uma automação leva-o lá em menos de um minuto.

Os seus fluxos existentes continuam a funcionar e mantêm-se na página Automações, mais abaixo. Construa os novos como automações.

Quem vê o quê

Uma automação pertence-lhe e funciona nas suas reuniões. Se definir o âmbito para todo o espaço de trabalho, funciona também nas reuniões de colegas, mas apenas naquelas a que já tem acesso. Nunca alarga o que pode ver, e entrega sempre através das suas próprias ligações.