Choisir les réunions sur lesquelles une automatisation tourne

Une automatisation sans conditions tourne sur chaque nouvelle réunion que vous enregistrez ou importez. Les conditions restreignent cela, pour que le canal commercial ne reçoive que les appels clients et que votre CRM ne voie jamais votre point d’équipe interne.

Ajouter une condition

1. Ouvrez l’automatisation et repérez la section Conditions
2. Cliquez sur Ajouter une condition
3. Choisissez le type de condition

4. Saisissez ou choisissez la valeur, puis cliquez sur Enregistrer

Les conditions apparaissent sous forme de puces. Cliquez sur la croix d’une puce pour la retirer.

Les types de conditions

Dossier : réunions dans un dossier, y compris tout ce qui se trouve dans les dossiers en dessous. Utile quand votre espace de travail est déjà organisé par client ou par projet.

Étiquette : réunions portant une étiquette. Seules comptent les étiquettes réellement posées par une personne. Une étiquette simplement suggérée par Klang ne déclenche pas l’automatisation.

Nom de la réunion : réunions dont le nom contient le texte saisi. La correspondance se fait n’importe où dans le nom et ignore la casse, donc hebdo correspond à « Point hebdo, Europe du Nord ».

Participant : réunions avec une personne précise. Saisissez son adresse e-mail, ou son nom tel qu’il figure dans la réunion.

Domaine e-mail : réunions avec quelqu’un d’un domaine. Saisissez @client.fr ou client.fr, les deux fonctionnent.

Réunions externes uniquement : réunions comptant au moins un participant hors de votre organisation. C’est la condition à utiliser quand une automatisation écrit dans un CRM.

Combiner des conditions

Au-dessus des puces, choisissez si toutes les conditions doivent être vraies ou au moins une.

Utilisez toutes pour être précis : réunions du dossier Ventes et avec quelqu’un hors de l’entreprise. Utilisez au moins une pour élargir : réunions étiquetées Entretien ou réunions du dossier Recrutement.

Ce que les conditions ne voient pas

Les conditions sont évaluées sur la réunion, pas sur son contenu. Il n’existe pas de condition « réunions où nous avons parlé de prix ». Mettez plutôt cette instruction dans le contenu et laissez Klang lire la réunion.

Les conditions de participant et de domaine nécessitent des participants connus, qui proviennent de l’invitation d’agenda. Un fichier importé à la main, un enregistrement téléphonique ou une dictée n’en ont généralement pas, ces conditions ne s’y appliqueront donc pas.

Quand une condition ne change rien

Si une automatisation ne livre plus, vérifiez d’abord les conditions. Un dossier renommé continue de fonctionner, car les conditions suivent le dossier et non son nom. Un dossier supprimé, ou une étiquette que plus personne ne pose, ne correspond en revanche silencieusement à rien.

L’historique ne liste que les réunions sur lesquelles l’automatisation a réellement tourné. Une réunion filtrée n’y laisse aucune trace : un historique vide signifie donc le plus souvent que les conditions sont plus étroites que prévu.