Dein Team in einen Arbeitsbereich einladen

In Arbeitsbereichen kann dein Team gemeinsam an Transkriptionen, Analysen und Dateien arbeiten. Als Admin eines Arbeitsbereichs kannst du Kolleginnen und Kollegen einladen, Rollen zuweisen und den Zugriff verwalten.

Ein Teammitglied einladen

1. Klicke oben links auf das Klang-Logo, um das Kontomenü zu öffnen
2. Klicke auf Benutzer einladen

3. Klicke auf Mitglieder einladen
4. Gib im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse der Person ein
5. Klicke auf Einladen

Klang sendet eine Einladung an diese Adresse. Wenn die Person bereits ein Klang-Konto hat, erhält sie einen Link, über den sie deinem Arbeitsbereich beitreten kann. Neue Benutzer werden in der E-Mail durch die Kontoerstellung geführt.

Du kannst die Mitgliederseite auch über Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder öffnen und dort auf Mitglieder einladen klicken.

Viele Personen auf einmal einladen

Um ein ganzes Team einzuladen, gib mehrere Adressen in dasselbe Feld ein.

1. Öffne Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder und klicke auf Mitglieder einladen
2. Füge die Adressen in das Feld E-Mail ein. Trenne sie durch Zeilenumbrüche, Kommas oder Leerzeichen
3. Optional: Um Adressen aus einer Datei zu übernehmen, klicke auf CSV hochladen und wähle die Datei. Klang findet jede E-Mail-Adresse in der Datei, egal in welchen Spalten sie steht
4. Prüfe die Anzahl unter dem Feld. Ungültige Adressen werden dort aufgelistet. Korrigiere oder entferne sie
5. Klicke auf Einladen mit der Anzahl der Adressen, zum Beispiel 12 einladen

Du kannst bis zu 100 Adressen auf einmal einladen.

Wenn du mehr Plätze brauchst

Hat dein Tarif eine feste Anzahl Plätze und die Einladungen brauchen mehr, fragt Klang nach, bevor etwas gesendet wird. Der Dialog zeigt, auf wie viele Plätze das Abonnement steigt und was dir heute für den Rest des Zeitraums berechnet wird. Klicke zum Bestätigen auf Plätze hinzufügen und einladen oder auf Abbrechen, um abzubrechen.

Hat sich die Anzahl der Plätze inzwischen geändert, etwa weil ein anderer Admin jemanden eingeladen hat, zeigt Klang die neuen Zahlen und bittet dich erneut um Bestätigung.

Das Ergebnis

Nach dem Senden zeigt Klang das Ergebnis für jede Adresse:

• Eingeladen: Die Einladung wurde gesendet
• Bereits Mitglied: Die Person ist bereits im Arbeitsbereich
• Bereits eingeladen: Die Person hat bereits eine offene Einladung
• E-Mail-Domain nicht erlaubt: Die Adresse gehört zu einer Domain, die dein Arbeitsbereich nicht zulässt
• Ungültige E-Mail-Adresse: Die Adresse konnte nicht verwendet werden

Adressen, die nicht eingeladen wurden, belegen keinen Platz.

Rollen

Jedes Mitglied eines Arbeitsbereichs hat eine von zwei Rollen:

• Admin: Kann Mitglieder einladen und entfernen, Rollen ändern sowie Einstellungen für Abrechnung, Sicherheit und den Meeting-Assistenten verwalten.
• Mitglied: Kann alle Kernfunktionen verwenden, also Dateien hochladen, Analysen erstellen, Besprechungen transkribieren und in geteilten Ordnern zusammenarbeiten. Mitglieder können weder Einstellungen des Arbeitsbereichs ändern noch andere Benutzer verwalten.

Wer den Arbeitsbereich erstellt, erhält automatisch die Rolle Admin.

Die Rolle eines Mitglieds ändern

1. Öffne Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder
2. Suche in der Mitgliederliste die Person, deren Rolle du ändern möchtest
3. Klicke neben ihrem Namen auf das Auswahlmenü Rolle
4. Wähle Admin oder Mitglied

Die Änderung gilt sofort. Du kannst deine eigene Rolle nicht ändern.

Ein Mitglied entfernen

1. Öffne Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder
2. Klicke in der Mitgliederliste auf das Menü ⋮ in der Zeile der Person
3. Klicke auf Benutzer entfernen und bestätige

Die Person verliert sofort den Zugriff auf den Arbeitsbereich. Was mit ihren privaten Ordnern und ihrem Platz passiert, erfährst du unter Ein Mitglied aus dem Arbeitsbereich entfernen.

Eine ausstehende Einladung stornieren

Wenn jemand die Einladung noch nicht angenommen hat, kannst du sie stornieren.

1. Öffne Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder
2. Suche die ausstehende Einladung in der Mitgliederliste. Sie hat den Status Einladung gesendet
3. Klicke auf das Menü ⋮ in ihrer Zeile
4. Klicke auf Einladung abbrechen

Der Einladungslink wird ungültig und kann nicht mehr für den Beitritt verwendet werden.