Automaatioiden kohteet

Jokainen kohde muotoilee raportin sen mukaan, minne se päätyy. Slack-viesti ei ole Word-dokumentti, eikä CRM-muistiinpano ole tarkistuslista. Näin kukin käyttäytyy.

Viestit

Slack: julkaisee raportin viestinä. Valitse yksi tai useampi kanava tai lähetä se suoraan henkilöille. Klangin täytyy olla kanavalla; yksityiselle kanavalle kutsu Klang ensin.

Microsoft Teams: julkaisee kortin kanavalle tai keskusteluun. Pitkät raportit taittuvat kohdan Näytä tiedot taakse, jotta kanava pysyy luettavana. Ensimmäisellä kerralla Klang asentaa sovelluksensa Microsoft 365 -ympäristöösi.

Molemmat voivat lähettää ToDot tarkistuslistaksi muotoiltuina.

Dokumentit ja sivut

Notion: luo sivun valitsemasi sivun tai tietokannan alle. ToDoista tulee oikeita Notion-valintaruutuja.

Google Drive: luo Google-dokumentin oikeilla otsikoilla valitsemaasi kansioon.

OneDrive: luo Word-dokumentin valitsemaasi kansioon.

Dropbox: tallentaa PDF-tiedoston valitsemaasi kansioon.

Tiedostokohteet kirjoittavat dokumentin, joten ne eivät tarjoa pelkkien ToDojen vaihtoehtoa. Paljas tehtävälista ei ole dokumentti, jonka kukaan haluaisi avata.

CRM

HubSpot ja Pipedrive yhdistävät kokouksen ulkoiset osallistujat CRM-järjestelmäsi henkilöihin sähköpostiosoitteen perusteella ja kirjoittavat sitten raportin muistiinpanoksi heille ja heidän avoimille kaupoilleen. Ne voivat myös täyttää valitsemiasi kenttiä: Klang lukee kokouksen ja ehdottaa arvoa jokaiselle.

Huomioi seuraavat asiat, ennen kuin otat CRM-automaation käyttöön asiakastiedoissa:

• Lisää ehto Vain ulkoiset kokoukset. Ilman sitä sisäiset tilannepalaverinne päätyvät asiakastietoihin.
• Päätä tietoisesti, saako Klang luoda tietueita, joita ei vielä ole. Pipedrivessa on erilliset kytkimet henkilön luomiselle ja liidin luomiselle.
• Kun Klang ei pysty päättelemään, mihin tietueeseen kokous kuuluu, ajo odottaa valintaasi arvaamisen sijaan. Ajo näkyy historiassa, ja saat siitä sähköpostin.
• Testaa ensin. Näiden kahden kohdalla Testaa aiemmalla kokouksella on esikatselu: se näyttää, mitä kirjoitettaisiin, kirjoittamatta sitä.

Sähköposti

Sähköposti lähettää raportin viestinä. Lähetä se kirjoittamiisi osoitteisiin tai kokouksen omille osallistujille. Lähetys osallistujille toimii vain kokouksissa, jotka ovat syntyneet kalenterikutsusta, sillä osoitteet tulevat sieltä.

Oma järjestelmäsi

Webhook: lähettää raportin allekirjoitettuna JSON-pyyntönä verkko-osoitteeseen, jota hallitset itse. Käytä sitä, kun haluat viedä kokouksen tiedot suoraan omaan tietokantaasi, sovellukseesi tai esimerkiksi Zapieriin, Makeen tai n8n:ään.

Oletuksena Klang lähettää kaiken, mitä sillä on: kokouksen, raportin ja koko analyysin. Jos järjestelmäsi odottaa omia kenttänimiä, lisää kenttiä ja valitse, mitä kukin sisältää: tiivistelmän, ToDo-listan, osallistujien sähköpostiosoitteet tai kiinteän arvon, jonka kirjoitat itse.

Lisää osoite automaation asetuksissa. Kirjoita se, napsauta Lisää ja kopioi Klangin näyttämä allekirjoitusavain. Palvelimesi tarkistaa avaimen avulla, että pyyntö tuli todella Klangilta. Löydät avaimen myöhemmin kohdasta Webhookit.

Osoitteita voi käyttää uudelleen. Kun osoite on lisätty, se on käytettävissä kaikissa automaatioissa ja näkyy kohdassa Webhookit. Siellä näet jokaisen toimituksen ja palvelimen vastauksen.

Kohteen yhdistäminen

Kun valitset ensimmäistä kertaa kohteen, joka tarvitsee yhteyden, Klang näyttää Yhdistä. Se avaa palveluntarjoajan oman kirjautumisen uuteen ikkunaan; hyväksy käyttöoikeus, niin ikkuna sulkeutuu itsestään. Teet tämän vain kerran palvelua kohden.

Yhteys voi lakata toimimasta myöhemmin, kun joku peruu käyttöoikeuden, järjestelmänvalvoja poistaa sovelluksen tai salasana vaihtuu. Silloin Klang keskeyttää automaation, kertoo siitä sähköpostilla ja näyttää Yhdistä uudelleen sen sivulla. Keskeytyksen aikana pidettyjä kokouksia ei lähetetä jälkikäteen; aja ne historiasta, kun yhteys on korjattu.