Usare i trigger di Flow

I trigger eseguono automaticamente un Flow quando viene aggiunto nuovo contenuto. Configurali una volta e ogni nuovo caricamento che corrisponde ai criteri verrà elaborato.

Le automazioni sono ora il modo più semplice per farlo. Se tutto ciò che vuoi è mandare un report di riunione a Slack, Notion, un CRM o un indirizzo e-mail, configura invece un’automazione. È un modulo breve anziché una tela di nodi. I flussi restano supportati e i tuoi continuano a funzionare; ricorri a uno quando devi concatenare più passaggi, o fare qualcosa che le automazioni non offrono.

Creare un trigger

1. Apri la scheda Flow nel menu a sinistra

2. Apri il Flow che vuoi automatizzare

3. Fai clic su Automatizza

Configurare il trigger

Scegliere cosa avvia il Flow

• Tutti i nuovi file: viene eseguito per ogni nuovo caricamento
• Caricamenti in una cartella specifica: viene eseguito solo nella cartella scelta

Filtrare per etichette (non più supportato)

I trigger più vecchi potevano essere ristretti ai file con determinate etichette. Quel filtro è stato ritirato e la finestra non lo propone più.

Un trigger ancora salvato con quel filtro non gira. Al prossimo file corrispondente, Klang lo disattiva e registra un’esecuzione fallita che spiega il perché, così fallisce in modo visibile invece di ammutolirsi.

Se hai un trigger in quello stato, ci sono due strade:

• Apri il trigger e salvalo di nuovo. Il vecchio filtro sparisce e il trigger gira su tutto ciò che rientra nel suo ambito.
• Ricostruiscilo come automazione, che può restringere per tag, cartella, nome della riunione, partecipante e dominio e-mail.

Le automazioni sono la risposta migliore se il filtro era proprio il senso del trigger.

Assegnare un nome al trigger

Assegna al trigger un nome che ne descriva la funzione, ad esempio «Riepiloga le riunioni dei clienti su Slack» o «Esporta le note delle interviste su Drive». Il nome compare nell’elenco dei trigger.

Configurare le impostazioni di output

Se il Flow invia i risultati altrove, ad esempio a Slack, Google Drive, OneDrive o via e-mail, potrebbe essere necessario configurare queste impostazioni nella stessa finestra. Scegli, per esempio, il canale Slack nel quale pubblicare o la cartella di Drive nella quale salvare.

Attivare

Fai clic su Crea automazione. Il trigger diventa subito attivo ed elabora ogni nuovo file corrispondente.

Gestire i trigger

Visualizzare tutti i trigger

Nella pagina Flow, i trigger attivi compaiono nell’elenco. Ciascun trigger mostra il nome, lo stato e la data dell’ultima esecuzione.

Mettere in pausa e riprendere

Nella pagina dei dettagli, fai clic su Pausa per impedire l’esecuzione del trigger. Fai clic su Riprendi per riattivarlo. La pausa non elimina il trigger né le sue impostazioni.

Modificare un trigger

1. Nell’elenco dei trigger, fai clic sul menu con tre puntini accanto al trigger
2. Fai clic su Modifica
3. Modifica il nome, la cartella, le etichette o le impostazioni di output
4. Fai clic su Salva modifiche

Eliminare un trigger

1. Nell’elenco dei trigger, fai clic sul menu con tre puntini accanto al trigger
2. Fai clic su Elimina
3. Conferma l’eliminazione

L’eliminazione di un trigger non modifica i file già elaborati.

Registro attività

Il registro mostra l’evento che ha avviato l’esecuzione, il file, la destinazione, l’ora di inizio e lo stato. In caso di errore, ne mostra il motivo. Cause comuni:

• Lo spazio di lavoro ha esaurito i crediti per le esecuzioni dei flussi
• Un passaggio di destinazione non è andato a buon fine. Un nodo CRM senza nulla su cui scrivere è il caso tipico: nessun partecipante della riunione corrispondeva a un contatto, quindi non c’era alcun record a cui allegare la nota
• La connessione a un servizio ha smesso di funzionare e va ristabilita in Impostazioni > Integrazioni

Suggerimenti

• Ogni Flow può avere un solo trigger. Per un’elaborazione diversa, crea un’automazione.
• I trigger usano crediti a ogni esecuzione.
• Sospendi o elimina i trigger inutili per evitare di consumare crediti.