Introduzione alle automazioni

Un’automazione manda altrove il report di una riunione conclusa, senza che nessuno clicchi. Appena la riunione è pronta, Klang lo pubblica in un canale Slack, lo scrive su una pagina Notion, lo aggiunge come nota sul contatto giusto nel tuo CRM, o lo invia via e-mail a chi ha partecipato.

Di cosa è fatta un’automazione

Ogni automazione risponde a tre domande.

Dove va? Una destinazione: Slack, Microsoft Teams, Notion, Google Drive, OneDrive, Dropbox, HubSpot, Pipedrive o e-mail.

Cosa viene inviato? Scegli il report della riunione, solo i ToDo, oppure una tua istruzione che descriva cosa Klang deve scrivere ogni volta. Il report è in due parti: la panoramica, e i temi e gli spunti principali che la sostengono. Puoi inviarne una o entrambe.

Quali riunioni? Per impostazione predefinita ogni nuova riunione che è tua. Aggiungi condizioni per restringere: riunioni in una cartella, riunioni con un tag, riunioni il cui nome contiene un testo, riunioni con un partecipante specifico, riunioni con qualcuno di un dato dominio e-mail, o solo riunioni con qualcuno esterno alla tua organizzazione.

Creare un’automazione

1. Nella barra laterale, clicca su Automazioni
2. Clicca sulla destinazione che vuoi, oppure su Nuova automazione e scegline una

3. Collega il servizio se non l’hai già fatto. Klang apre il login del fornitore in una nuova finestra
4. Indica dove deve arrivare: un canale Slack, una pagina Notion, una cartella
5. In Contenuto, scegli cosa viene inviato

6. Facoltativo: in Condizioni, clicca su Aggiungi condizione per restringere le riunioni interessate
7. Clicca su Attiva automazione

L’automazione entra in funzione alla prossima riunione che corrisponde. Non torna sulle riunioni che hai già.

Provala prima di affidartici

Nella pagina di un’automazione, clicca su Prova su una riunione precedente e scegline una. Klang costruisce esattamente ciò che verrebbe inviato e lo consegna, così puoi guardare il risultato in Slack o Notion e sistemare la formulazione prima che funzioni da sola.

Per HubSpot e Pipedrive la prova è invece un’anteprima: mostra quale contatto, trattativa o lead avrebbe abbinato e quali campi avrebbe compilato, senza scrivere nulla nel tuo CRM.

Le esecuzioni di prova compaiono nella cronologia accanto a quelle reali e non contano mai come l’esecuzione della riunione, quindi puoi provare la stessa riunione quante volte vuoi.

Automazioni e flussi

Le automazioni sostituiscono i flussi per questo tipo di lavoro. Un flusso è una tela di nodi che costruisci tu; un’automazione è un modulo che compili. Se tutto ciò che vuoi è «manda il riassunto in questo canale», un’automazione ti ci porta in meno di un minuto.

I flussi esistenti continuano a funzionare e restano nella pagina Automazioni, più in basso. Costruisci i nuovi come automazioni.

Chi vede cosa

Un’automazione appartiene a te e funziona sulle tue riunioni. Se imposti l’ambito sull’intero spazio di lavoro, funziona anche sulle riunioni dei colleghi, ma solo su quelle a cui hai già accesso. Non allarga mai ciò che puoi vedere, e consegna sempre usando le tue connessioni.