Je team uitnodigen voor een werkruimte

In een werkruimte werkt je team samen aan transcripties, analyses en bestanden. Als werkruimtebeheerder kun je collega’s uitnodigen, rollen toewijzen en de toegang beheren.

Een teamlid uitnodigen

1. Klik linksboven op het Klang-logo om het accountmenu te openen
2. Klik op Gebruiker uitnodigen

3. Klik op Leden uitnodigen
4. Voer in het veld E-mail het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen
5. Klik op Uitnodigen

Klang stuurt een uitnodiging naar dat adres. Heeft de persoon al een Klang-account, dan bevat de e-mail een link om aan je werkruimte deel te nemen. Nieuwe gebruikers worden via de e-mail geholpen om een account te maken.

Je kunt de ledenpagina ook openen via Instellingen → Werkruimte → Leden en daar op Leden uitnodigen klikken.

Veel mensen tegelijk uitnodigen

Wil je een heel team uitnodigen, voer dan meerdere adressen in hetzelfde veld in.

1. Open Instellingen → Werkruimte → Leden en klik op Leden uitnodigen
2. Plak de adressen in het veld E-mail. Scheid ze met nieuwe regels, komma’s of spaties
3. Optioneel: klik op CSV uploaden en kies het bestand om adressen uit een bestand toe te voegen. Klang vindt elk e-mailadres in het bestand, ongeacht de kolommen
4. Controleer het aantal onder het veld. Ongeldige adressen staan daar vermeld, dus corrigeer of verwijder ze
5. Klik op Uitnodigen gevolgd door het aantal adressen, bijvoorbeeld 12 uitnodigen

Je kunt maximaal 100 adressen tegelijk uitnodigen.

Als je meer plaatsen nodig hebt

Heeft je abonnement een vast aantal plaatsen en zijn er voor de uitnodigingen meer nodig, dan vraagt Klang het eerst aan je, voordat er iets wordt verstuurd. Het dialoogvenster toont naar hoeveel plaatsen het abonnement gaat en wat je vandaag betaalt voor de rest van de periode. Klik op Plaatsen toevoegen en uitnodigen om te bevestigen, of op Annuleren om te stoppen.

Is het aantal plaatsen intussen veranderd, bijvoorbeeld omdat een andere beheerder iemand heeft uitgenodigd, dan toont Klang de nieuwe cijfers en vraagt je opnieuw te bevestigen.

Het resultaat

Na het versturen toont Klang het resultaat voor elk adres:

• Uitgenodigd: de uitnodiging is verstuurd
• Al lid: de persoon zit al in de werkruimte
• Al uitgenodigd: de persoon heeft al een openstaande uitnodiging
• E-maildomein niet toegestaan: het adres hoort bij een domein dat je werkruimte niet accepteert
• Ongeldig e-mailadres: het adres kon niet worden gebruikt

Adressen die niet zijn uitgenodigd, gebruiken geen plaats.

Rollen

Elk werkruimtelid heeft een van twee rollen:

• Beheerder: kan leden uitnodigen en verwijderen, rollen wijzigen en werkruimte-instellingen beheren, zoals facturering, beveiliging en de configuratie van de vergaderassistent.
• Lid: kan alle basisfuncties gebruiken, zoals bestanden uploaden, analyses maken, vergaderingen transcriberen en samenwerken in gedeelde mappen. Leden kunnen geen werkruimte-instellingen of andere gebruikers beheren.

De persoon die de werkruimte maakt, krijgt automatisch de rol Beheerder.

De rol van een lid wijzigen

1. Open Instellingen → Werkruimte → Leden
2. Zoek in de ledenlijst de persoon van wie je de rol wilt wijzigen
3. Klik naast de naam op de keuzelijst Rol
4. Kies Beheerder of Lid

De wijziging geldt direct. Je kunt je eigen rol niet wijzigen.

Een lid verwijderen

1. Open Instellingen → Werkruimte → Leden
2. Klik in de ledenlijst op het menu ⋮ in de rij van het lid
3. Klik op Gebruiker verwijderen en bevestig

Het lid verliest direct de toegang tot de werkruimte. Lees Een lid uit je werkruimte verwijderen voor wat er met de privémappen en de plaats van het lid gebeurt.

Een openstaande uitnodiging annuleren

Heeft iemand de uitnodiging nog niet geaccepteerd, dan kun je deze annuleren.

1. Open Instellingen → Werkruimte → Leden
2. Zoek de openstaande uitnodiging in de ledenlijst. Deze heeft de status Uitnodiging verzonden
3. Klik op het menu ⋮ in de rij
4. Klik op Uitnodiging annuleren

De uitnodigingslink wordt ingetrokken en kan niet meer worden gebruikt om deel te nemen.