Ligar o Google Workspace

Ligue o seu diretório do Google Workspace e deixe os grupos do Google controlarem quem tem acesso aos seus espaços de trabalho do Klang. Os novos colegas recebem acesso quando entram num grupo e perdem-no quando saem. Sem convites manuais.

O Klang também pode sincronizar a partir do Microsoft Entra, do Okta ou de outro serviço SCIM. Cada espaço de trabalho usa um fornecedor de cada vez.

Antes de começar

Precisa de duas coisas:

• No Klang: ser administrador de um espaço de trabalho com Pro ou Enterprise
• No Google: uma conta que seja superadministrador do Google Workspace. O Klang lê o seu diretório com a aprovação dessa pessoa, por isso a conta tem de conseguir ver todos os utilizadores e grupos.

Uma conta pessoal do Gmail não serve, porque o diretório só existe num domínio Workspace.

Ligar

1. No Klang, abra Definições → Espaço de trabalho → Membros → Sincronização de membros
2. No cartão Google Workspace, clique em Ligar
3. Inicie sessão com a sua conta de administrador do Google Workspace e aprove o acesso que o Klang pede

O Klang pede três permissões de leitura: ler utilizadores, ler grupos e ler membros de grupos. Nunca escrevemos nada de volta no seu diretório.

Volta diretamente ao Klang e os seus grupos aparecem em poucos segundos.

Escolher quem tem acesso

Duas formas, no mesmo cartão:

Todos os utilizadores ativos. Todas as pessoas com uma conta ativa do Google Workspace passam a ser membros deste espaço de trabalho. As contas suspensas e arquivadas ficam de fora. Os administradores continuam a ser definidos por si no Klang: a opção para toda a empresa concede sempre apenas acesso de membro.

Escolher grupos específicos. Escolha que grupos do Google dão o papel de Administrador e quais dão o de Membro neste espaço de trabalho. Os grupos aninhados são seguidos, por isso um grupo que contém outros grupos traz consigo todas as pessoas lá dentro.

Clique em Ver quem está incluído para rever as pessoas da sua seleção antes de confirmar, veja depois os lugares necessários e clique em Guardar.

Os grupos podem sobrepor-se; cada pessoa conta uma vez por espaço de trabalho. Ninguém obtém acesso a partir de uma nova ligação enquanto não guardar uma seleção.

O que acontece a partir de agora

O Google não tem forma de nos avisar quando algo muda, por isso o Klang relê o seu diretório a cada 15 minutos. Também pode clicar em Mais opções (⋮) → Sincronizar agora no cartão da ligação.

• Quem for adicionado a um grupo no Google obtém acesso ao espaço de trabalho correspondente na sincronização seguinte
• Quem sair de todos os grupos ligados é desativado no Klang. O conteúdo mantém-se e o acesso regressa se a pessoa voltar a um grupo
• Quem for suspenso ou arquivado no Google perde o acesso da mesma forma
• Os grupos de administradores podem promover membros. Os administradores existentes mantêm o papel se passarem para um grupo de membros
• Quem nunca iniciou sessão no Klang recebe um convite por e-mail

Continua a gerir as pessoas no Google. O Klang segue.

Se a sincronização parar

O cartão indica qual das duas coisas aconteceu.

A sincronização falhou. Um problema temporário: um limite de pedidos, uma falha de rede. Os membros mantêm o acesso. Clique em Tentar novamente; se continuar a falhar, volte a ligar o diretório.

É preciso ligar de novo. O Klang já não consegue chegar ao seu diretório. Quase sempre significa que o administrador que aprovou o Klang saiu, ou que a permissão foi retirada. A aprovação pertence a essa pessoa, não ao domínio. Os membros mantêm o acesso até voltar a ligar. Clique em Ligar de novo e aprove outra vez com um superadministrador atual.

Desligar

Clique em Mais opções (⋮) → Desligar para deixar de sincronizar este espaço de trabalho. Os membros existentes mantêm o acesso e passam a ser geridos manualmente; os convites pendentes da sincronização são cancelados. Os outros espaços de trabalho que partilham a ligação continuam a sincronizar. O Klang revoga o acesso ao diretório do Google apenas quando o último espaço de trabalho é desligado. Para voltar a ligar o diretório depois disso, um administrador tem de aprovar o Klang novamente.