Google Workspace koppelen

Koppel je Google Workspace-directory en laat je Google-groepen bepalen wie toegang heeft tot je Klang-werkruimtes. Nieuwe collega’s krijgen toegang zodra ze lid worden van een groep en verliezen die weer als ze de groep verlaten. Geen handmatige uitnodigingen.

Klang kan ook synchroniseren vanuit Microsoft Entra, Okta of een andere SCIM-dienst. Elke werkruimte gebruikt één aanbieder tegelijk.

Voordat je begint

Je hebt twee dingen nodig:

• In Klang: beheerder zijn van een werkruimte met Pro of Enterprise
• In Google: een account dat supergebruiker is in Google Workspace. Klang leest je directory met de goedkeuring van die persoon, dus het account moet alle gebruikers en groepen kunnen zien.

Een persoonlijk Gmail-account kan niet, want de directory bestaat alleen op een Workspace-domein.

Verbinden

1. Open in Klang Instellingen → Werkruimte → Leden → Ledensynchronisatie
2. Klik op de kaart Google Workspace op Verbinden
3. Log in met je Google Workspace-beheerdersaccount en keur de toegang goed die Klang vraagt

Klang vraagt om drie leesrechten: gebruikers lezen, groepen lezen en groepsleden lezen. We schrijven nooit iets terug naar je directory.

Je komt meteen terug in Klang en je groepen staan er binnen een paar seconden.

Kiezen wie toegang krijgt

Twee manieren, op dezelfde kaart:

Alle actieve gebruikers. Iedereen met een actief Google Workspace-account wordt lid van deze werkruimte. Geschorste en gearchiveerde accounts blijven buiten beschouwing. Beheerders stel je nog steeds in Klang in: de optie voor het hele bedrijf geeft altijd alleen toegang als lid.

Specifieke groepen kiezen. Kies welke Google-groepen in deze werkruimte Beheerder geven en welke Lid. Geneste groepen worden gevolgd, dus een groep met andere groepen erin brengt iedereen daarbinnen mee.

Klik op Bekijk wie erbij horen om de personen in je selectie na te lopen voordat je het vastlegt, bekijk daarna de benodigde licenties en klik op Opslaan.

Groepen mogen elkaar overlappen; elke persoon telt één keer per werkruimte. Niemand krijgt toegang via een nieuwe koppeling voordat je een selectie hebt opgeslagen.

Wat er vanaf nu gebeurt

Google kan ons niet laten weten wanneer er iets verandert, dus Klang leest je directory elke 15 minuten opnieuw. Je kunt ook op Meer opties (⋮) → Nu synchroniseren klikken op de koppelingskaart.

• Wie in Google aan een groep wordt toegevoegd, krijgt bij de volgende synchronisatie toegang tot de bijbehorende werkruimte
• Wie uit alle gekoppelde groepen verdwijnt, wordt in Klang gedeactiveerd. De inhoud blijft staan en de toegang komt terug zodra iemand weer in een groep zit
• Wie in Google wordt geschorst of gearchiveerd, verliest de toegang op dezelfde manier
• Beheerdersgroepen kunnen leden promoveren. Bestaande beheerders houden hun rol als ze naar een ledengroep verhuizen
• Wie nog nooit in Klang heeft ingelogd, krijgt een uitnodiging per e-mail

Je blijft mensen beheren in Google. Klang volgt.

Als de synchronisatie stopt

De kaart vertelt welke van de twee dingen er is gebeurd.

Synchronisatie mislukt. Een tijdelijk probleem: een snelheidslimiet, een netwerkstoring. Leden houden hun toegang. Klik op Opnieuw proberen; blijft het misgaan, maak dan opnieuw verbinding.

Opnieuw verbinden nodig. Klang bereikt je directory helemaal niet meer. Dat betekent bijna altijd dat de beheerder die Klang goedkeurde is vertrokken, of dat de toestemming is ingetrokken. De goedkeuring hoort bij die persoon, niet bij het domein. Leden houden hun toegang tot je opnieuw verbindt. Klik op Opnieuw verbinden en keur het nog een keer goed met een huidige supergebruiker.

Verbinding verbreken

Klik op Meer opties (⋮) → Verbinding verbreken om deze werkruimte niet langer te synchroniseren. Bestaande leden houden hun toegang en worden voortaan handmatig beheerd; openstaande synchronisatie-uitnodigingen worden ingetrokken. Andere werkruimtes die de verbinding delen, blijven synchroniseren. Klang trekt de toegang tot je Google-directory pas in wanneer de laatste werkruimte wordt losgekoppeld. Om de directory daarna opnieuw te verbinden, moet een beheerder Klang opnieuw goedkeuren.