Bestemmingen van automatiseringen

Elke bestemming vormt het rapport naar waar het landt. Een Slack-bericht is geen Word-document, en een CRM-notitie is geen checklist. Zo gedraagt elk zich.

Berichten

Slack: plaatst het rapport als bericht. Kies één of meer kanalen, of stuur het rechtstreeks naar personen. Klang moet in het kanaal zitten; nodig Klang bij een privékanaal eerst uit.

Microsoft Teams: plaatst een kaart in een kanaal of chat. Lange rapporten klappen dicht achter Details tonen zodat het kanaal leesbaar blijft. De eerste keer installeert Klang zijn app in je Teams-tenant.

Beide kunnen ToDos als checklist sturen.

Documenten en pagina’s

Notion: maakt een pagina onder een pagina of database die jij kiest. ToDos worden echte Notion-vinkjes.

Google Drive: maakt een Google-document met echte koppen in de map die je kiest.

OneDrive: maakt een Word-document in de map die je kiest.

Dropbox: bewaart een PDF in de map die je kiest.

De bestandsbestemmingen schrijven een document en bieden daarom de optie met alleen ToDos niet aan. Een kale takenlijst is geen document dat iemand wil openen.

CRM

HubSpot en Pipedrive koppelen de externe deelnemers van de meeting via e-mailadres aan personen in je CRM, en schrijven het rapport dan als notitie bij hen en bij hun openstaande deals. Ze kunnen ook velden invullen die jij kiest: Klang leest de meeting en stelt voor elk veld een waarde voor.

Een paar dingen om te weten voordat je er een op de gegevens van een klant richt:

• Voeg de voorwaarde Alleen externe meetings toe. Zonder die voorwaarde belanden jullie interne standups op klantrecords.
• Kies bewust of Klang records mag aanmaken die er nog niet zijn. Pipedrive heeft aparte schakelaars voor het aanmaken van een persoon en het aanmaken van een lead.
• Wanneer Klang niet kan bepalen bij welk record een meeting hoort, wacht de run op jou in plaats van te gokken. Hij verschijnt in de geschiedenis met de vraag te kiezen, en je krijgt een mail.
• Test eerst. Voor deze twee is Testen op een eerdere meeting een voorbeeld: het laat zien wat er geschreven zou worden, zonder het te schrijven.

E-mail

E-mail verstuurt het rapport als mail. Stuur naar adressen die je invult, of naar de deelnemers van de meeting zelf. Versturen naar deelnemers werkt alleen bij meetings die uit een agenda-uitnodiging komen, want daar komen de adressen vandaan.

Je eigen systeem

Webhook: Stuurt het rapport naar een webadres dat je zelf beheert, als een ondertekend JSON-verzoek. Gebruik dit om vergadergegevens rechtstreeks in je eigen database of app te zetten, of in een tool als Zapier, Make of n8n.

Standaard stuurt Klang alles wat het heeft: de vergadering, het rapport en de volledige analyse. Verwacht je systeem eigen veldnamen, voeg dan velden toe en kies wat elk veld bevat: de samenvatting, de ToDo-lijst, de e-mailadressen van de deelnemers of een vaste waarde die je zelf invult.

Je voegt het adres toe in de automatisering zelf. Vul het in, klik op Toevoegen en kopieer de ondertekeningssleutel die Klang toont. Je server gebruikt de sleutel om te controleren dat het verzoek echt van Klang komt. Je vindt hem later terug onder Webhooks.

Adressen zijn herbruikbaar. Eenmaal toegevoegd is hetzelfde adres beschikbaar voor elke automatisering, en het verschijnt onder Webhooks, waar je elke levering ziet en wat je server antwoordde.

Een bestemming verbinden

De eerste keer dat je een bestemming kiest die een verbinding nodig heeft, toont Klang Verbinden. Dat opent de login van de aanbieder in een nieuw venster; keur de toegang goed, dan sluit het venster vanzelf. Je doet dit maar één keer per dienst.

Een verbinding kan later stoppen met werken, wanneer iemand toegang intrekt, een beheerder de app verwijdert of een wachtwoord verandert. Dan pauzeert Klang de automatisering, laat het per mail weten en toont Opnieuw verbinden op de pagina. Meetings die tijdens de pauze plaatsvonden worden niet alsnog verstuurd; draai ze vanuit de geschiedenis zodra de verbinding is hersteld.